Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Сроки ответа на уведомление

Требования к письму. О времени ответа на письмо

20 Февраль 2012 Евгений Неделин Просмотров:

Эта статья — ответ на вопрос, который постоянно звучит у меня на тренинге.

Вопрос такой:

«Есть ли какие-то общепринятые стандартные нормы относительно времени, в течение которого необходимо давать ответ клиенту/партнеру/коллеге?»

Интересный вопрос. Ответить на него с одной стороны – просто, а с другой – достаточно сложно, т.к. ответить можно: и да, и нет.

Если говорить о внутренней переписке – здесь все определяется скоростью и ритмом жизни самой компании. Есть компании, в которых задержка с ответом более 1,5 часов считается деловой неприличностью. Наряду с этим в других компаниях вполне комфортна скорость ответа в течение дня.

Если же говорить об общепринятых нормах, которые существуют в практике общения с внешним клиентом и адресатом, то очень многое здесь будет определять специфика сторон-участниц переписки и специфика предмета их общения. Если перед нами ситуация деловой переписки по вопросам достаточно стандартным и регулярно повторяющимся – сроки ответа одни. Если переписка ведется по вопросам, требующим для ответа отдельного обдумывания, уточнения и поиска дополнительной информации – сроки ответа могут быть существенно другими.

Так, для писем специалистов таких служб, как техподдержка, всякого рода работа с пользователями и клиентами – предельно допустимым считается время ответа не более 2- часов с момента получения письма-вопроса/запроса.

В отношении других служб (юридическая служба , отдел по работе с рекламациями, отдел документального сопровождения и пр.) – временные рамки могут быть более свободными. Однако, и здесь существует негласное правило. Так называемое «время комфортного ожидания» (т.е. время, когда адресат ждет ответа и не испытывает внутреннего дискомфорта от молчания своего респондента) не превышает 3-х часов. Если 3 часа минули, а в ответ – тишина, комфорт сменятся дискомфортом.

Что в связи с этим можно предпринять, чтобы устранить или предупредить у адресата дискомфорт ожидания?

Я предлагаю разделить понятие «ответ на письмо» на две составляющих: «реакция на письмо» и «собственно ответ на письмо».

Реакция на письмо – это как минимум информирование адресата о том, что его письмо получено. А как максимум – сообщение о том, когда следует ждать ответа по существу. Думаю, что пояснение термина «собственно ответ на письмо» уже излишне.

Реакция на письмо должна быть мгновенной, ну, или максимально скорой (ведь электронная почта – это средство оперативного общения). Выглядеть это может очень просто: «Андрей, добрый день! Я получила Ваше письмо. Постараюсь ответить до конца сегодняшнего дня» или «Маша, здравствуйте! Прочла Ваше письмо. Для детального ответа мне нужно время. Рассчитываю ответить не позднее 12.00 завтрашнего дня». Уважающие себя сервисы включают здесь автоматическое информирование о получении письма: «Уважаемый пользователь. Ваше письмо получено. В ближайшее время наши специалисты свяжутся с Вами». (Кстати сказать, таким же вариантом реакции на письмо является автоматически настроенное письмо-уведомление адресату о том, что Вы находитесь в деловой командировке, в отпуске, на обучении и указание лица, к которому можно обратиться в случае необходимости).

И после обязательной реакции на письмо Вы можете спокойно приступить к «собственно ответу». Единственным временнЫм ограничением для Вас теперь будет только то время, которое Вы сами указали.

Возьмите в пользование этот простой прием – и создавайте свой позитивный имидж в глазах ваших деловых партнеров, коллег и клиентов! В отношении писем близким коллегам и друзьям этот прием также неплох!

Удачных вам писем!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

  • E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
  • E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
  • Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Ответ на уведомление налогового органа о вызове руководителя организации для дачи пояснений

При таком правовом регулировании является обоснованным вывод судов о том, что в тех случаях, когда налоговая инспекция при проведении камеральной налоговой проверки не выявила ошибок и иных противоречий в представленной налоговой декларации, основания для истребования у налогоплательщика пояснений и документов отсутствует, равно как и основания для вызова налогоплательщика для дачи пояснений в ходе камеральной налоговой проверки. Указанные действия выходят за рамки проведения налогового контроля в форме камеральной налоговой проверки, возлагают на налогоплательщика дополнительные обязанности под угрозой привлечения его к административной ответственности.

В связи с этим судам следует исходить из того, что требование о представлении необходимых документов может быть направлено налоговым органом указанным лицам только в пределах сроков, предусмотренных соответственно пунктом 2 статьи 88, пунктом 6 статьи 89 и пунктом 6 статьи 101 Кодекса.»

Срок регистрации обращения гражданина

Согласно п. 2 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закона), письменное обращение подлежит регистрации в течение трёх дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Разобраться в системе органов государственной власти обычному гражданину очень сложно, названия десятков ведомств могут запутать даже опытных любителей детективов, поэтому ничего страшного, если обращение всё же будет направлено по неправильному адресу. Согласно п. 3 ст. 8 Закона, такое обращение должно быть перенаправлено в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в течение семи дней.
Порой вопрос, поставленный гражданином, относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в таком случае копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Срок ответа на заявление в управляющую компанию

Нормативные акты, которые определяют для УК сроки ответов:

  • Федеральный закон «О защите прав юрлиц и ИП»;
  • Федеральный закон «О Прокуратуре»;
  • Правила предоставления коммунальных услуг.

В представленной ниже таблице указаны сроки ответов УК на различные обращения, с которыми она чаще всего сталкивается на практике. В частности, срок рассмотрения обращений в управляющую компанию граждан, прокуратуры, Жилинспекции.

Вид запроса (обращения) Срок ответа Обоснование
о проведенных работах по содержанию и текущему ремонту МКД 5 рабочих дней с даты обращения подпункт «а» п. 40 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 г. N 491
о правильности начислений за коммунальные услуги немедленно при обращении п. 31 Правил предоставления коммунальных услуг
об ознакомлении с показаниями общедомового прибора учета в течение 1 рабочего дня со дня обращения
жалоба на качество коммунальных услуг в течение 3 рабочих дней со дня получения жалобы (запроса)
об объемах электроэнергии, тепла, воды, газа, потребленных в МКД (в том числе на общедомовые нужды)
о вводе в эксплуатацию счетчиков воды, электроэнергии, газа в жилом (нежилом) помещении не позднее чем через 3 рабочих дня со дня получения заявки, (если УК не согласна с датой и временем, предложенных собственником) п. 81_1 Правил предоставления коммунальных услуг
о перерасчете платы за коммунальные услуги на срок временного отсутствия потребителя (например, если он уехал в отпуск или командировку) 5 рабочих дней после получения заявления (если оно подано до отъезда собственника) п. 91 Правил предоставления коммунальных услуг.
30 календарных дней после приезда
о причинах нарушения качества коммунальной услуги (упала температура воды, холодные батареи, нет газа/электричества) немедленно (если известно, почему нарушилось качество) п. 107 Правил предоставления коммунальных услуг
о составлении акта о залитии не позднее 12 часов с момента обращения. п. 152 Правил предоставления коммунальных услуг.
запрос надзорного органа (например, Жилинспекции) о предоставлении документов (при проведении документальной проверки) в течение 10 рабочих дней со дня получения запроса ч. 5 ст. 11 ФЗ «О защите прав юрлиц и ИП»
требование прокурора о предоставлении информации, документов (их копий) в сроки, указанные в требовании прокурора ч. 1 ст. 6 ФЗ «О прокуратуре»
предписание Жилинспекции в срок, указанный в предписании п. 59 Приложения 1 к Методическим рекомендациям, утвержденных Приказом Минстроя от 28.10.2014 г. N 657/пр

Если со сроками ответа управляющей компанией на претензии, жалобы, заявления и иные обращения граждан все более или менее понятно, то по поводу запросов гос.организаций требуется уточнение.

Таким образом, ответы на запросы прокуратуры, например о задолженности, даются в срок, указанный в запросе, а на запросы Жилинспекции – в срок не более 10 дней со дня получения запроса.

Например, 10 января в УК поступил запрос прокурора о претензионно-исковой работе УК с собственниками помещений в МКД. В запросе указан срок предоставления информации – 5 дней. Следовательно, не позднее 15 января данная информация должна быть отправлена прокурору. Согласно ч. 2 ст. 194 Гражданского кодекса РФ, не будет нарушением сдать ответ на запрос в почтовую организацию до 24 часов последнего дня срока.

То есть, если госорган запросил у УК информацию и дал на ее предоставление только 1 день, можно спокойно отправить ее через ближайшее почтовое отделение. Сроки при этом будут соблюдены.