Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Возмещение работнику расходов

Срок возмещения по авансовому отчету работнику

Его печатная форма включает:

  • передаваемые суммы;
  • направления их использования;
  • реквизиты подтверждающих документов.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств.

Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата». После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71.

Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее».

Компенсация расходов по авансовому отчету

Расходы, связанные с командировкой, возмещаются работнику в порядке, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации (в случае, если организация относится к коммерческой). Правовое обоснование: Согласно ч. 1 ст.

129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). В соответствии со ст.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ Деньги, оплаченные подотчетным сотрудником в иностранной валюте, могут отражаться как в ней же, так и в рублях согласно текущему курсу на момент оплаты товаров или услуг.

Раньше возмещение расходов по авансовому отчету начиналось с составления приказа руководства о выполнении работником служебного задания, которое могло быть оформлено в виде приказа с перечислением подотчетных лиц и списком товаров или услуг, на оплату которых выдаются деньги, принадлежащие организации.

На сегодняшний день составлять приказ необязательно – достаточно просто добавить соответствующий пункт в документ по учетной политике.

Во внутренней документации могут быть прописаны правила и сроки возмещения расходов по авансовому отчету. Покупая товары или оплачивая услуги своими денежными средствами, работник организации выступает от ее лица.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

В ней заполняются те же самые поля, но дополнительно указываются реквизиты счета. Этот документ формирует проводку ДТ71 КТ51. Все операции по использованию средств также должны быть занесены в программу. Основанием для списания денег может быть билет на самолет, который приобрела сама организация.

ВажноВ таком случае формируется документ «Выдача денежных документов» в разделе «Банк и касса». В нем указывается Ф.И.О. подотчетного лица, а на второй вкладке сам документ, например, так: «билет на самолет «Москва — Белгород — Москва»». Данная операция формирует проводку с ДТ71 на КТ50 на сумму стоимости билета.
Все расчеты с подотчетными лицами оформляются документом АО-1.

Возмещение по авансовому отчету

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде. Однако в рамках одного договора сумма произведенного работником платежа не должна быть более 100 000 руб. (Указания Центробанка №3073-У).

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия. Нарушение установленного порядка может стать основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности (ст. 15.1 КоАП РФ). В какой срок нужно возместить Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки.

Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

Возмещение расходов по авансовому отчету после увольнения сотрудника

При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

  • название организации;
  • номер, дату составления отчета;
  • реквизиты структурного подразделения;
  • ФИО ответственного лица;
  • табельный номер, должность работника;
  • назначение аванса;
  • данные по предыдущему авансу;
  • бухгалтерскую запись;
  • приложение;
  • отчет проверен;
  • данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
  • расписка о принятии отчета на проверку;
  • подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом: Дт 71 Кт 50 Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы Пример заполнения АО Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки. Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня. Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55. Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре.

https://www.youtube.com/watch?v=eFZGVPH-8sg

В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета. При приеме документов работнику выдается расписка о том, что он сдал отчет на проверку. После проверки документ должен быть утвержден руководителем предприятия.

ВниманиеОтметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа. При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера. В отчете должна быть расшифровка подписи кассира, главного бухгалтера.
Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия. Списание производится на основании утвержденного авансового отчета. Но, если отчет не прошел проверку, например, по причине необоснованности израсходованных работником денег, то он не принимается к учету.

Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы. Суть По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах.

Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др. Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру.

Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру. Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

БУ Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71.

При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм. Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами. Что это такое Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет.

Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек. Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду (ст.41 НК РФ). Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.

Источник: http://11-2.ru/srok-vozmeshheniya-po-avansovomu-otchetu-rabotniku/

Работник приобрел материальные ценности в интересах организации, представил чек

Отметим, что форма N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Для рассматриваемой же ситуации форма отчета о произведенных расходах не установлена. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должен определить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Закона N 402-ФЗ, за основу которой можно взять форму N АО-1 «Авансовый отчет». К данному документу следует приложить оправдательные документы (чеки, квитанции, «слипы» и т.п.). Возмещение сотруднику понесенных им расходов осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002 (п. 4.1 Указания N 3210-У).

https://www.youtube.com/watch?v=bSIJ3i8fZcw

Вычтут ли расходы за повышение квалификации медработника при увольнении?

Здравствуйте!Я медработник.Прошла курсы усовершенствования,повышения квалификации,как положено 1 раз в 5 лет, но с работадателем был составлен ученический договор,согласно которому в случае досрочного прекращения трудового договора, я должна возместить расходы пропорционально неотработанному времени. Отработав в данной больнице 6 месяцев,хочу перевестись в другую больницу(ближе к дому),где уже 6 месяцев работаю по совместительству. Вычтут ли с меня расходы на обучение?

09 Сентября 2016, 13:15 Юлия, г. Тихвин

Налогообложение НДФЛ компенсации расходов в связи с использованием личного имущества | Народный вопрос.РФ

0 [ ] [ ]

Налогообложение НДФЛ компенсации расходов в связи с использованием личного имущества

На практике встречаются случаи, когда работник с ведома работодателя использует личное имущество (например, автомобиль или телефон) в интересах организации.

При этом работодатель должен выплачивать работнику компенсацию за использование, износ имущества, а также возмещать расходы, связанные с использованием этого имущества.

О том, нужно ли удерживать с сумм, выплачиваемых работнику, налог на доходы физических лиц, Вы узнаете, прочитав данную статью.

Прежде отметим, что согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

– выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

– возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Как видим, из положений статьи 188 ТК РФ следует, что работнику могут быть компенсированы два вида выплат:

– компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов;

– расходы, связанные с использованием имущества.

Иначе говоря, одному и тому же работнику может выплачиваться компенсация и возмещаться расходы, связанные с использованием личного имущества.

Кроме того, из указанной статьи вытекает, что при использовании личного имущества без согласия работодателя, требовать компенсацию и возмещение расходов работник не вправе.

Также статьей 188 ТК РФ определено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, при составлении трудового договора работодатель и работник должны согласовать стоимость использования личного имущества, срок его использования, а также определить размер возмещения работодателем расходов, произведенных работником при использовании личного имущества в деятельности организации.

Порядок исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) регулируется нормами главы 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ).

Согласно статье 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключением являются доходы, перечисленные в статье 217 НК РФ.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Как сказано в письме Минфина России от 30 апреля 2015 года № 03-04-05/25434, поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Аналогичное мнение высказано в письмах Минфина России от 20 апреля 2015 года № 03-04-06/22274, от 27 августа 2013 года № 03-04-06/35076.

Следует отметить, что чаще всего в служебных целях работники используют личный транспорт.

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 27 июня 2013 года № 03-04-05/24421, размер возмещения расходов при использовании личного транспорта с целью освобождения от обложения НДФЛ должен подтверждаться:

– документами, свидетельствующими о принадлежности работнику транспорта на праве личной собственности (паспорт транспортного средства и свидетельство о регистрации);

– документами, обосновывающими расчет сумм компенсаций;

– путевыми листами, подтверждающими фактическое использование транспорта в интересах работодателя;

– документами, подтверждающим суммы расходов (чекам на ГСМ, ремонт и т.п.).

Обратите внимание, что транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом.

Поэтому положения пункта 3 статьи 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 8 августа 2012 года № 03-04-06/9-228, от 21 февраля 2012 года № 03-04-06/3-42, а также в письме ФНС России от 25 октября 2012 года № ЕД-4-3/[email protected] «По вопросу обложения налогом на доходы физических лиц компенсации за использование, износ (амортизацию) личного транспорта».

Исключением является ситуация, когда сотрудник управляет по доверенности транспортным средством, оформленным на его супругу, и это транспортное средство является совместно нажитым имуществом.

В этом случае супруг также признается собственником транспортного средства (пункт 1 статьи 256 Гражданского кодекса Российской Федерации, статья 34 Семейного кодекса Российской Федерации).

А значит, компенсации и возмещение затрат в связи с его использованием не облагаются НДФЛ в силу пункта 3 статьи 217 НК РФ. На это указывает письмо Минфина России от 3 мая 2012 года № 03-03-06/2/49.

Согласно разъяснениям Минфина России, приведенным в письме от 1 декабря 2011 года № 03-04-06/6-328 организация вправе не удерживать НДФЛ при выплате своим работникам возмещения расходов по оплате парковки при предоставлении ими отчетов, подтверждающих производственную необходимость использования личного автомобиля.

https://www.youtube.com/watch?v=QOLY50MxtlE

Кроме использования собственного автотранспорта работники могут использовать в служебных целях и собственный телефон.

Денежная компенсация за использование в служебных целях личного мобильного телефона, принадлежащего работнику организации, не облагается НДФЛ в пределах установленных организацией размеров (письма Минфина России от 18 февраля 2013 года № 03-04-06/4259, от 17 июня 2009 года № 03-04-06-01/138, постановления ФАС Поволжского округа от 18 января 2005 года по делу № А49-6290/04-540А/2, ФАС Уральского округа от 29 ноября 2005 года по делу № Ф09-5353/05-С2).

Компенсация работникам произведенных ими расходов по оплате услуг связи с использованием сотовых (мобильных) телефонов в производственных целях также не облагается НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ, письмо Минфина России от 13 октября 2010 года № 03-03-06/2/178, постановления ФАС Московского округа от 28 января 2010 года по делу № КА-А40/15468-09, ФАС Северо-Кавказского округа от 18 июня 2009 года по делу № А53-14011/2008-С5-14).

При этом размер возмещения таких расходов согласно трудовому договору должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием указанного имущества в трудовой деятельности (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 мая 2006 года № А13-15096/2005-08).

То есть организация должна иметь документы (или их копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные при использовании данного имущества в служебных целях.

Документальным подтверждением затрат могут служить счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов.

Аналогичное мнение высказано в письмах Минфина России от 17 июня 2009 года № 03-04-06-01/138, УФНС России по городу Москве от 21 января 2008 года № 28-11/4115, от 28 августа 2007 года № 28-17/1269.

При этом по разъяснения финансового ведомства, размер компенсации должен соответствовать стоимости используемого мобильного телефона и времени телефонных разговоров в служебных и личных целях. Такая позиция изложена в письмах Минфина России от 18 февраля 2013 года № 03-04-06/4259, от 17 июня 2009 года № 03-04-06-01/138.

Если внутренними документами организации предусмотрено использование телефона только в служебных целях, то компенсировать расходы на оплату сотовой связи можно в полном размере (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 ноября 2006 года по делу № А05-2791/2006-9).

Заметим, что ФАС Центрального округа в постановлении от 24 июня 2011 года по делу № А35-8471/2009 указал на то, что ни в НК РФ, ни трудовое законодательство не содержат перечня документов, которыми подтверждается производственный характер переговоров. Соответственно, работодатель имеет право самостоятельно утвердить (приказом или иным локальным нормативным актом) необходимые для такого обоснования документы.

Источник: http://xn--80aefurcfeajeho7k.xn--p1ai/Home/Article/2800